Une migration d'ERP remet le nettoyage de la base articles à l'ordre du jour. Les doublons en sont la partie la plus visible : deux fiches pour la même pièce, deux stocks qui ne se voient pas, deux prix d'achat, et des commandes passées alors que la pièce dort en magasin sous l'autre code.
Combien de doublons trouve-t-on dans une base réelle ?
Les chiffres publics sont rares. Le Centre d'identification des matériels de la défense en cite un dans son livret de présentation de la codification OTAN : en examinant une liste de 7 258 articles Caterpillar, la Jordanie a découvert 645 articles en double ou obsolètes. Le livret indique que la rationalisation des stocks qui a suivi a permis 500 000 dollars d'économies.
Ce cas porte sur une armée et une seule marque, et ne se transpose pas tel quel à une autre base.
Comment naissent les doublons ?
- La création dans l'urgence : la pièce n'est pas trouvée à la recherche, on la crée pour passer la commande.
- Des désignations libres : « Carte alim 24V », « Carte d'alimentation 24 V DC » et « ALIM CARTE 24VDC » ne se retrouvent pas entre elles.
- Des références fabricants écrites différemment, avec ou sans espaces, tirets ou préfixe.
- Des reprises de données lors d'une fusion de sites ou d'un changement d'ERP, quand deux bases sont concaténées.
- Une codification significative qui force à créer un nouveau code quand la famille change (voir la codification des articles).
Par quoi comparer deux fiches articles ?
La désignation est le plus mauvais critère : c'est le champ le plus libre. Trois critères sont plus fiables, dans cet ordre :
- Le couple fabricant et référence fabricant, la référence étant ramenée à une forme normalisée (caractères alphanumériques, majuscules) : 0 986 435 077 et 0-986-435-077 deviennent la même clé. La codification OTAN repose sur le même principe, avec un code d'entité (NCAGE) pour le fabricant et la référence associée.
- Les caractéristiques : dimensions, tension, boîtier, matière, comparées avec une tolérance.
- L'usage : deux fiches qui apparaissent dans les mêmes nomenclatures ou pour les mêmes interventions sont suspectes.
Deux fiches proches ne sont pas forcément des doublons : ce peut être deux variantes réelles, par exemple deux révisions d'une carte. La détection produit des paires candidates ; la décision revient à quelqu'un qui connaît la pièce.
Faut-il fusionner ou supprimer ?
Supprimer une fiche efface l'historique qui y est attaché : commandes, interventions, présence dans les nomenclatures d'équipements livrés. La méthode la plus sûre consiste à désigner une fiche de référence, à reporter le stock, puis à relier l'autre fiche à la première par un lien de remplacement daté. Les ERP disposent de fonctions de remplacement de composant pour mettre à jour les nomenclatures en masse (voir la référence remplacée).
Comment éviter qu'ils reviennent ?
Un nettoyage ponctuel se dégrade si la création reste libre. Trois règles limitent les créations en double :
- rechercher par référence fabricant normalisée avant toute création, et bloquer la création si la clé existe déjà ;
- séparer le code article, non significatif, des attributs qui décrivent la pièce ;
- tenir les correspondances avec les références fournisseurs dans une table dédiée, plusieurs références pouvant pointer vers le même article.
La série de normes ISO 8000 sur la qualité des données traite de ces questions pour les données de référence (master data), notamment l'ISO 8000-110 pour l'échange de données caractéristiques et l'ISO 8000-115 pour les identifiants.
Par où commencer le nettoyage ?
Une base de plusieurs dizaines de milliers d'articles ne se traite pas en une fois. Un ordre de passage qui produit des résultats rapidement :
- Les paires certaines : même fabricant et même référence fabricant après normalisation. Elles se traitent vite et sans débat.
- Les paires probables : caractéristiques identiques à la tolérance près, désignations proches. Elles demandent l'avis d'un spécialiste de la famille.
- Les familles qui bougent : commencer par les articles qui ont des mouvements de stock ou des commandes récentes. Un doublon dormant coûte peu ; un doublon actif fausse les réapprovisionnements chaque semaine.
- Les articles sans référence fabricant : les mettre de côté, et les compléter avant de chercher leurs doublons.
Le compte des paires traitées, fusionnées et écartées mesure ensuite l'effet de la règle de création : si de nouvelles paires apparaissent, la règle ne tient pas.
ZAFIR travaille sur les exports tels qu'ils sont, normalise les écritures de références à l'indexation et montre les références rattachées à plusieurs articles, sans rien réécrire dans l'ERP (voir commencer avec les exports).
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une référence fabricant normalisée ?
C'est la référence ramenée à une forme unique pour la comparaison : espaces, tirets, points et barres retirés, lettres en majuscules. 0 986 435 077 et 0-986-435-077 donnent la même clé. L'écriture d'origine reste conservée pour l'affichage et la commande, parce que le fournisseur attend souvent son propre format.
Faut-il nettoyer la base avant une migration d'ERP ?
Une migration concatène souvent plusieurs bases, ce qui crée de nouveaux doublons. En repérant les paires candidates avant la reprise, on décide une seule fois au lieu de corriger ensuite dans le nouveau système.
Un logiciel peut-il fusionner les doublons automatiquement ?
Il peut proposer des paires à partir des références normalisées et des caractéristiques. La fusion elle-même demande une validation humaine, parce que deux fiches très proches peuvent décrire deux variantes réelles.