Le débat revient à chaque création de base ou refonte d'ERP. Les partisans du code significatif veulent reconnaître la pièce en lisant son code. Les partisans du compteur veulent un code qui ne change jamais. Pour les listes longues comme les articles, le guide de bonnes pratiques cité ci-dessous penche nettement pour le compteur.
Qu'est-ce qu'un code significatif ?
Un code significatif, ou parlant, porte du sens dans ses caractères : les deux premières lettres pour la famille, trois chiffres pour la sous-famille, un suffixe pour la matière ou la tension. Un code non significatif est un numéro attribué par un compteur, qui ne dit rien de la pièce. Entre les deux, beaucoup de bases utilisent un préfixe court suivi d'un compteur.
Pourquoi le code significatif vieillit-il mal ?
L'intégrateur Wanamics le résume dans son guide de bonnes pratiques : la codification n'a pas besoin d'être significative, et cela est même fortement déconseillé pour les listes comportant de nombreuses valeurs, comme les clients ou les articles, parce qu'une numérotation significative devient rapidement une contrainte difficile à revoir lors d'une réorganisation.
La codification OTAN illustre le même principe. Le livret du Centre d'identification des matériels de la défense précise qu'un numéro de nomenclature OTAN peut changer de groupe-classe au fil du temps, mais pas ses 7 derniers chiffres, qui sont attribués sans signification. La partie qui identifie est celle qui ne porte pas de sens.
Dans une base articles, les conséquences d'un code parlant sont concrètes : quand une pièce change de famille, il faut soit garder un code devenu faux, soit créer un nouveau code, et donc un doublon.
Où ranger l'information si ce n'est pas dans le code ?
Le livret de codification OTAN décrit une méthode en cinq phases, transposable à une base interne :
- Collecter : référence de l'article, nom de l'entreprise, nom de l'article, documentation technique, plan ou fiche technique ;
- Nommer : choisir une dénomination dans une liste fermée (dans le système OTAN, un code à cinq chiffres qui nomme l'article dans toutes les langues) ;
- Classer : en déduire la classe de l'article ;
- Enregistrer la référence : rattacher la ou les références fabricants, chacune avec le code de son fabricant ;
- Décrire : répondre au questionnaire propre à la dénomination, avec des caractéristiques comme les dimensions, la matière ou la résistance.
Chaque dénomination porte son propre questionnaire. Une résistance ne se décrit pas avec les mêmes champs qu'un roulement. Les standards de classification comme ECLASS fonctionnent de la même façon, avec des listes de propriétés par classe (voir structurer un catalogue par propriétés).
Comment rédiger une désignation exploitable ?
Même avec des attributs, la désignation reste le champ que les utilisateurs lisent. Quatre règles la rendent lisible :
- commencer par le nom générique, tiré d'une liste fermée, puis les caractéristiques dans un ordre fixe ;
- écrire les unités de façon unique (24 V, pas 24V ni 24 volts) ;
- bannir les abréviations maison, ou en tenir une liste fermée ;
- ne jamais mettre la référence fabricant dans la désignation : elle a son propre champ.
Que faire des références fournisseurs ?
Une même pièce peut être achetée chez plusieurs fournisseurs, sous plusieurs références. La codification OTAN les enregistre comme des couples fabricant et référence rattachés au même numéro. Dans une base interne, le principe est identique : une table de correspondance, avec une ligne par référence, reliée au code article. C'est cette table qui sert ensuite à retrouver une pièce à partir de la référence qu'un client ou un fournisseur donne.
Quel format donner au code ?
Un code non significatif gagne à être court, de longueur fixe et facile à dicter au téléphone. Quelques règles simples évitent les erreurs de saisie : éviter les caractères que l'on confond (la lettre O et le chiffre 0, la lettre I et le chiffre 1), ne pas faire commencer un code numérique par un zéro qu'un tableur supprimera à l'ouverture, et ne jamais réutiliser le code d'un article supprimé.
Nouvelle révision ou nouveau code ?
La question se pose à chaque évolution d'une pièce. La distinction de l'IEC 62402 entre élément équivalent et élément alternatif donne un critère. Si la nouvelle version est interchangeable en forme, ajustement, fonction et interface avec l'ancienne, un indice de révision sur le même code suffit : toutes les nomenclatures restent justes. Si elle ne l'est pas, il faut un nouveau code, relié à l'ancien par un lien de remplacement daté, pour que les équipements déjà livrés gardent la bonne pièce.
ZAFIR s'appuie sur ce type de table, importée depuis les exports de l'ERP, pour retrouver un article à partir de n'importe laquelle de ses références, interne ou fabricant.
Questions fréquentes
Faut-il un préfixe par famille dans le code ?
Un préfixe court aide à lire les listes, mais il réintroduit du sens dans le code. Si la pièce change de famille, le préfixe devient faux. La famille a sa place dans un attribut, qui se corrige sans toucher au code.
Peut-on changer de codification sur une base existante ?
Oui, à condition de conserver la correspondance entre ancien et nouveau code aussi longtemps que des documents, des étiquettes ou des équipements livrés portent l'ancien. L'ancien code devient alors une référence de plus rattachée à l'article.
Quelle différence entre code article et référence fabricant ?
Le code article est l'identifiant interne, attribué par l'entreprise. La référence fabricant est l'identifiant attribué par celui qui produit la pièce. Un article peut avoir plusieurs références fabricants.